¿Cómo se organiza un evento virtual? Diseña una experiencia de usuario increíble y crea una excelente experiencia de registro. Además, compartiremos cómo puedes reclutar participantes.
Esta entrada de blog se basa en parte en un seminario web que hicimos en la primavera de 2020. Puedes encontrar una grabación del seminario web al final de esta entrada del blog. Esta es la segunda entrada de una serie de tres partes sobre eventos virtuales, que puedes encontrar primera parte y tercera parte aquí.
En esta publicación, veremos cómo puede configurar su propio evento virtual de recaudación de fondos y conseguir sus primeros participantes.
Antes de empezar a organizar tu evento, es útil analizar algunas partes de la experiencia de los participantes.
Su tecnología para un evento virtual no es muy diferente a la de un evento físico de recaudación de fondos P2P, excepto que el registro de eventos suele ser mucho más sencillo y no implica un seguimiento del tiempo. Necesitas un sistema de recaudación de fondos P2P y, si aún no incluye los procesos de gestión, entonces tienes que integrarlo en alguna de tus herramientas de correo electrónico. Y, por supuesto, si todo se integra a tu CRM, entonces estás en una posición realmente buena.
Creemos que es beneficioso tener un sitio general de recaudación de fondos P2P para la recaudación de fondos P2P DIY (hágalo usted mismo). Este sitio también puede albergar nuevos eventos virtuales que estés probando sin tener que invertir en un sitio independiente para ello.
La solución BetterNow puede ayudarlo en este sentido y también incluye un recorrido de administración estándar que se adapta a la mayoría de los eventos nuevos. Por supuesto, cuando un evento tenga éxito, querrás emprender una nueva aventura exclusiva, pero durante el primer año y probar varios conceptos diferentes, esto reducirá considerablemente tu tiempo de desarrollo.
Un minisitio de campaña hará maravillas. Aquí es donde puede agregar todo tipo de contenido, agregar imágenes de Instagram y presentar varias opciones. Mientras te ocupas del trabajo pesado con soluciones de recaudación de fondos P2P como BetterNow, puedes configurar el sitio de tu campaña como un mini sitio web. Si tu propio sistema de gestión de contenido (CMS) no puede gestionar un sitio de campaña adicional, puedes tener uno en funcionamiento a través de Squarespace, Wix o similares en unas horas.
Equipos son increíblemente poderosas para llevar elementos sociales al mundo digital. Aprovechan las infraestructuras sociales existentes y las utilizan para reclutar participantes y hacer que la experiencia sea social.
También ofrece gamificación a través de tablas de clasificación que ayudan a aumentar la participación y el promedio de recaudación de fondos. Nuestros datos muestran que los recaudadores de fondos que forman parte de un equipo recaudan entre un 10 y un 20% más que otros recaudadores de fondos.
Lo llamamos recaudaciones de fondos patrocinadas, pero básicamente se trata de promesas de recaudación de fondos. Yo hago X y tú das Y. Hemos automatizado la parte de los pagos. Los patrocinios ayudan a acercar la actividad al donante y crean una conexión más estrecha entre la actividad y el acto de recaudar fondos. Por ejemplo, puedes patrocinar con 1€ por vuelta o 5€ por km recorrido.
Para los eventos virtuales, esta configuración puede ser especialmente beneficiosa, ya que ayuda a conectar el mundo físico en el que vive la recaudación de fondos con la parte digital de la recaudación de fondos.
Con muchos eventos virtuales, el simple hecho de que los participantes creen una página de recaudación de fondos puede ser suficiente para registrarse. Sin embargo, en algunos casos querrás capturar información adicional. En este caso, tenemos algunos consejos para tu formulario de registro.
Captura la motivación para participar: Esto ayudará tanto a la comunicación en relación con el evento como a determinar cómo reclutarlos posteriormente como donantes mensuales.
Establece expectativas: Especialmente si tu evento es gratuito, querrás ser muy explícito en la comunicación sobre la recaudación de fondos. Asegúrate de que los participantes sepan que la recaudación de fondos es una parte esencial del evento (y también divertida) e incluye información al respecto de forma clara en el formulario de registro.
Si utilizas BetterNow y añades un formulario de registro antes de crear la recaudación de fondos, te recomendamos configurar un formulario de registro independiente en cualquier sistema de gestión de formularios que ya estés utilizando e integrarlo con BetterNow a través de Zapier. Esto te dará total libertad a la hora de recopilar la información de registro y qué información deseas recopilar. ¡Mira! nuestra guía para la integración de Zapier.
Todo lo anterior no sirve de nada si no consigues reclutar a ningún participante. Así que aquí tienes 10 ideas y consejos sobre cómo reclutar recaudadores de fondos.
Asegúrate de tener al menos un puñado de recaudaciones de fondos listas para organizarlas desde el primer día, de modo que cualquiera que entre al sitio después no llegue a un sitio vacío. Todo el mundo quiere formar parte de una comunidad, pero muy pocos quieren crear una.
No esperes que las personas se inscriban la primera vez que se les presenta información sobre el evento. Intenta pensar en cómo puedes llegar a las mismas personas varias veces, de modo que la idea inicial sobre la participación se traduzca en acción.
Publicar sobre el evento en tus principales cuentas de redes sociales puede ayudarte a presentar la idea a los posibles participantes muchas veces y a desarrollar lentamente la idea de participar.
Una ventaja de los eventos virtuales es que puede eliminar o reducir las barreras de entrada tradicionales. Estos pueden ser sin cuota ni costo de registro y utilizar formularios de registro muy simples, por ejemplo.
Ya se trate de escuelas, iglesias o programas de embajadores, reclutar a través de sus relaciones y asociaciones existentes es una posibilidad que vale la pena considerar. Por supuesto, el grupo objetivo del evento y el canal existente tienen que encajar bien.
Un punto de partida obvio sería reclutar a los primeros participantes de entre los seguidores que hayan participado en otros eventos organizados por ti o de cualquier persona que haya recaudado fondos para ti anteriormente.
Como se mencionó anteriormente, los equipos pueden ser una gran fuerza impulsora para el reclutamiento de participantes. Cuando dos amigos hayan decidido participar, la creación de un equipo les dará una razón para invitar a otros amigos. Las familias pueden tener sus propios equipos o los compañeros pueden tener un equipo. Estos participantes suelen ser muy nuevos en su organización, ¡prepárese para sorprenderlos!
La contratación de una empresa puede darte 10, 50 o incluso más participantes de una sola vez, así que asegúrate de ofrecérselo a tus socios corporativos. Probablemente no lo sea para todos, pero solo necesitas unos pocos para que funcione.
La contratación a través de anuncios pagados en las redes sociales puede funcionar. Y puede ser útil si tu grupo objetivo no es alguien con quien ya tengas ningún canal al que puedas dirigirte. Pero ten en cuenta que puede resultar caro y, sobre todo si se trata de un evento que se celebra el primer año, puede ser arriesgado, ya que no sabes cuánto recaudará cada recaudación de fondos y, por lo tanto, no sabes cuánto puedes pagar por cada suscripción.
Este es y será siempre el santo grial. Para que esto funcione, asegúrese de que es posible unirse al evento mientras esté en curso. La mayor parte de las veces que los participantes compartan y hablen sobre el evento en las redes sociales tendrá lugar durante el evento. Para aprovechar esto, la inscripción debe estar abierta durante el evento.
Con todo lo anterior y listo, estás listo para empezar a pensar en cómo hacer que el participante participe en la recaudación de fondos después de registrarse. Así que lee nuestro próximo artículo de esta serie sobre cómo ayudar a tus participantes y aportar valor a tus interacciones con ellos. Serie de blogs: Eventos virtuales
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