Cómo crear un evento P2P virtual de captación de fondos y reclutar captadores

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Cómo crear un evento P2P virtual de captación de fondos y reclutar captadores Cómo crear un evento P2P virtual de captación de fondos y reclutar captadores
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  • noviembre 26, 2020
  • 5 min read

¿Cómo se crea un evento virtual? Diseña una experiencia increíble para el usuario, y crea una genial experiencia de inscripción. Además te mostraremos cómo puedes reclutar participantes.


Esta entrada de blog está basada en parte en un webinar que hicimos en la primavera de 2020. Puedes encontrar una grabación del webinar al final de esta entrada de blog. Esta es la segunda entrada en una serie de tres partes sobre eventos virtuales, y puedes encontrar la parte uno y la parte tres aquí.

En este artículo cubriremos cómo puedes organizar tu propio evento virtual de captación de fondos, y conseguir tus primeros participantes

  • Qué es importante considerar al diseñar la experiencia del participante
  • Cómo diseñar un sistema de inscripción fluido
  • Cómo reclutar participantes para un evento virtual (y la mayoría de otros eventos)

Diseñar la experiencia del participante

Antes de empezar a organizar tu evento, es beneficioso mirar algunos aspectos de la experiencia del participante.

Tecnología

Tu conjunto de tecnologías para un evento virtual no es muy diferente de un evento P2P físico para la captación de fondos, excepto en que la inscripción al evento es a menudo mucho más simple y no requiere un seguimiento del tiempo. Necesitas un sistema para captación de fondos P2P, y si este no incluye ya un seguimiento administrativo, entonces necesita ser integrado a alguna herramienta de correo electrónico tuya. Y por supuesto si todo está integrado en tu CRM, estarás realmente listo.

Creemos que es beneficioso tener una página web general de captación de fondos P2P para tu captación P2P DIY (Házlo tu mismo). Esta página puede también acoger eventos virtuales nuevos que estés probando sin tener que invertir en una página web separada para ello.

La solución BetterNow puede ayudarte en eso y viene también con un seguimiento administrativo estándar que encaja con la mayoría de nuevos eventos. Por supuesto, querrás un seguimiento específico una vez tengas un evento exitoso, pero para el primer año y para probar diferentes conceptos, este reducirá considerablemente tu tiempo de desarrollo.

La página web de tu campaña

Una mini página web para tu campaña hará milagros. Aquí es donde puedes añadir todo tipo de contenido, agregar imágenes de Instagram y presentar varias opciones. Mientras haces el trabajo duro con soluciones P2P de captación de fondos como BetterNow, puedes establecer el sitio web de tu campaña como una mini página web. Si tu Sistema de Gestión de Contenido (CMS por sus siglas en inglés) no puede manejar una página web adicional para tu campaña, puedes conseguir una mediante Squarespace, Wix u otros parecidos en unas pocas horas.

Añadir equipos a la experiencia

Los equipos son increíblemente útiles para traer elementos sociales al mundo digital. Se adentran en infraestructuras sociales existentes y las usan para reclutar participantes y hacer que la experiencia sea social.

También aporta ludificación mediante marcadores que ayudan a incrementar el compromiso y la media de las donaciones. Nuestros datos muestran que los captadores de fondos que forman parte de un equipo captan entre un 10% y un 20% más que otros captadores.

Promesa de recaudación de fondos

Lo llamamos iniciativa patrocinada, pero básicamente es una promesa de recaudación de fondos. Yo hago X y tú aportas Y. Hemos automatizado la parte de pagos. Los patrocinios ayudan a acercar las actividades al donante, y crean una conexión más cercana entre la actividad y la captación de fondos. Un ejemplo de ello puede ser un patrocinio de 1€ por vuelta, o 5€ por cada km recorrido.

Para eventos virtuales, esta configuración puede ser especialmente beneficiosa, ya que ayuda a conectar el mundo físico en el que habita el captador de fondos con la parte digital de la iniciativa.

El proceso de inscripción

Con muchos eventos virtuales, simplemente hacer que los participantes creen una página de iniciativas puede ser suficiente para la inscripción. Sin embargo, en algunos casos puede que quieras recoger información adicional. En este caso tenemos algunos consejos para tu formulario de inscripción.

Captura la motivación para participar: Esto ayudará tanto en términos de comunicación sobre el evento, como para descubrir cómo reclutarlos como donantes mensuales más adelante.

Determina expectativas: Especialmente si tu evento es gratuito, querrás ser muy específico en la comunicación sobre la iniciativa. Asegurate que los participantes saben que la iniciativa es una parte esencial del evento (así como divertida), mostrando información sobre esto claramente en el formulario de inscripción.

Si estás utilizando BetterNow y añades un formulario de inscripción antes de crear la iniciativa, recomendamos que añadas un formulario de inscripción separado, mediante cualquier sistema de gestión de formularios que estés ya utilizando, y que lo integres con BetterNow mediante Zapier. Esto te dará libertad total sobre cómo recolectar información en relación a la inscripción, y qué información quieres recoger. Mira nuestra Guía sobre integración con Zapier.

Reclutamiento de recaudadores

Todo lo mencionado más arriba no tiene utilidad si no consigues reclutar a ningún participante. Aquí tienes 10 ideas y consejos sobre cómo reclutar captadores de fondos.

Prueba social

Asegúrate de que tienes al menos un puñado de captadores listos para empezar en el primer día, para que cualquier persona que visite la página web no se encuentre con un sitio vacío. Todo el mundo quiere ser parte de una comunidad, pero muy pocos quieren empezarla.

Múltiples puntos de contacto

No esperes que la gente se inscriba la primera vez que reciben información sobre el evento. Intenta pensar sobre cómo puedes llegar a las mismas personas varias veces, para que la idea inicial sobre la participación resulte en acción.

Publicar en redes sociales intensivamente

Publicar sobre el evento en tus principales cuentas de redes sociales puede ayudar a presentar la idea a participantes potenciales varias veces, y a construir poco a poco la idea de participar.

Pocas barreras a la entrada

Un beneficio de los eventos virtuales, es que puedes quitar o rebajar las barreras tradicionales a la entrada. Estas pueden ser el hecho de no tener ningún coste o tasa de inscripción, o usar formularios de inscripción muy simples, por ejemplo.

Integración a canales existentes

Ya sean escuelas, iglesias o programas embajadores, reclutar a través de tus relaciones y partenariados existentes es una posibilidad que vale la pena considerar. Por supuesto el grupo al que va destinado el evento y el canal existente deben encajar bien juntos.

Recluta en previas iniciativas y participantes

Un punto obvio en el que empezar sería reclutar a los primeros participantes y seguidores que hayan participado en otros eventos organizados por ti, o cualquiera que haya recaudado para ti previamente.

Reclutamiento de equipos

Como se ha mencionado más arriba, los equipos pueden ser una gran fuerza de acción para reclutar a participantes. Cuando dos amigos deciden participar, crear un equipo les dará una razón para invitar a otros amigos a unirse. Las familias pueden tener sus propios equipos, o compañeros pueden tener su propio equipo. Estos participantes serán a menudo muy nuevos en tu organización – prepárate para impresionarlos!

Colaboraciones corporativas

Reclutar a una empresa puede darte 10, 50 participantes más de una sola vez, así que asegúrate de ofrecer esta colaboración a tus socios corporativos. Probablemente no sea una opción para todos ellos, pero solo necesitas unos pocos para que funcione.

Anuncios en redes sociales

El reclutamiento mediante anuncios pagados en redes sociales puede funcionar. Y puede ser útil si no tienes canales existentes para llegar a tu grupo de interés. Pero sé consciente de que puede fácilmente ser caro, y sobretodo para un evento de primer año puede ser arriesgado, pues no sabes cuánto va a recolectar cada captador – y por tanto no sabes cuánto te puedes permitir pagar por inscripción.

Boca a boca

Este es y siempre será el santo grial. Para que esto funcione, asegúrate de que sea posible unirse al evento mientras está en curso. La mayoría de compartidas en redes sociales y comentarios de los participantes sobre el evento será durante el evento. Para aprovechar eso, la inscripción debe estar abierta durante el evento.

Próximos pasos

Con todo el conjunto listo para empezar, estarás listo para empezar a pensar en cómo involucrar al participante en la iniciativa después de registrarse. Así que léete nuestro próximo artículo de esta serie sobre cómo ayudar a tus participantes y aportar valor a tus interacciones con ellos.

Serie de Blogs: Eventos Virtuales

  1. Evento virtual de iniciativa P2P: ¿qué es, cómo funcionan y deberíamos hacer uno?one?
  2. Cómo configurar un evento virtual de iniciativa P2P y reclutar recaudadores de fondos
  3. ¿Cómo involucrar a los participantes en tu evento virtual de iniciativa P2P?

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Jesper Juul Jensen

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