Evento virtual de iniciativa P2P: ¿qué es, cómo funcionan y deberíamos hacer uno?

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Evento virtual de iniciativa P2P: ¿qué es, cómo funcionan y deberíamos hacer uno? Evento virtual de iniciativa P2P: ¿qué es, cómo funcionan y deberíamos hacer uno?
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  • noviembre 26, 2020
  • 6 min read

Los eventos virtuales son un canal de iniciativas de recaudación muy atractivo, con un riesgo financiero bajo y la capacidad de probar e iterar rápidamente. Con la pandemia de Covid-19, se ha convertido en una herramienta esencial para cualquier recaudador de fondos que trabaje en las iniciativas P2P y la recaudación de fondos para eventos.

Esta publicación de blog se basa en un seminario web que hicimos recientemente. Podrás encontrar una grabación del seminario web al final de esta publicación de blog. Esta es la primera publicación de una serie de tres partes sobre eventos virtuales, y puedes encontrar la parte dos y la parte tres aquí.

En esta publicación, cubriremos algunas de las preguntas más básicas sobre eventos virtuales de iniciativas P2P para ayudarte a empezar:

  • Qué es un evento virtual y qué tipo de actividades pueden ser el centro de uno
  • Cómo se crea un concepto que se adapta a tu organización y base de apoyo
  • Qué ventajas y desventajas tienen los eventos virtuales en comparación con los eventos físicos

¿Qué es un evento virtual de iniciativas P2P?

Nuestra definición de evento virtual es un evento en el que no existe un evento físico organizado de forma centralizada. Los participantes pueden participar en el evento solos o auto-organizados en grupos pequeños. Es una campaña de tiempo limitado, por lo que la diferenciamos de las actividades de iniciativas de todo el año, como la iniciativa DIY (Håzlo tú mismo).

Además, vemos muy pocos eventos virtuales multi-benéficos. Mientras muchos eventos deportivos pueden tener varias organizaciones benéficas como socios, este no es el caso de los eventos virtuales. Esto podría deberse a la falta de una actividad o evento físico unificador. Por lo tanto, tener una sola organización benéfica en el centro ayuda a unificar el evento y crear un sentimiento de comunidad.

Una tipología de evento virtual

Intentaremos clasificar los eventos virtuales de iniciativas P2P de acuerdo con algunos tipos generales.

Tradicionalmente, los eventos virtuales se han encontrado principalmente en eventos deportivos. Sin embargo, últimamente hemos visto muchos más eventos virtuales no deportivos y esperamos que esta tendencia continúe. Aquí clasificaremos la actividad según la cantidad de actividad física que requiere.

La otra dimensión por la que clasificaremos los eventos virtuales es si se realizan de forma individual o en pequeños grupos. Esto es especialmente útil ya que indica cuánto requiere un evento virtual que las personas se reúnan físicamente (lo cual, como todos sabemos, es un gran obstáculo durante esta pandemia de coronavirus).

A continuación se muestra nuestra clasificación sugerida para eventos virtuales en función de la actividad involucrada.

Virtual event typology

Tenemos todas las actividades deportivas individuales como correr, andar en bicicleta y crossfit y tenemos las que suelen ser más sociales, como las caminatas. Tenemos eventos no deportivos como abstenerse de alcohol o azúcar (desafíos muy individuales) o reuniones para cenar o desayunar en privado en grupos reducidos.

Además de esto, tenemos eventos como el 2.6 Challenge, que básicamente abarca todas las actividades anteriores y tiene un concepto muy abierto.

Ejemplos de eventos virtuales de iniciativas P2P

El Reto de la Mujer Forzuda
Categoría: Evento deportivo individual
Caridad: ActionAid Suecia

Individuos se desafiaron a sí mismos en un reto de crossfit. Recibieron instrucciones todos los días por correo electrónico durante 10 días, realizadas por un embajador de ActionAid Suecia. Esta es tanto una forma de calificar ActionAid, que es bastante nueva en Suecia, como una forma de reclutar nuevos donantes.

A Por Todas Chica
Categoría: Evento deportivo grupal
Caridad: Sociedad Danesa de EM

Los líderes de equipo organizaron sus propias caminatas en su vecindario, con entre 3 y 100 participantes en cada caminata. Los participantes donan para participar y también recaudan fondos.

Cena EM
Categoría: Evento no deportivo grupal
Caridad: Sociedad Danesa de EM

Participantes organizan su propia cena para 6 amigos y la Sociedad Danesa de EM ayuda con el resto. Un patrocinador corporativo proporciona los ingredientes y proporcionan recetas, tarjetas de menú y otro material útil. Aquellos que tengan la suerte de ser invitados responderán con una donación.

Mustaschkampen
Categoría: Evento no deportivo individual
Caridad: la asociación sueca de cáncer de próstata.

La versión sueca y muy modificada de Movember. Esta campaña se centra en el bigote azul y en los hombres de toda Suecia que se dejan crecer el bigote. Atrae a un gran número de equipos corporativos, todos haciendo crecer sus propios bigotes.

Cuándo deberías considerar eventos virtuales y cuándo no

Por supuesto, hay ventajas y desventajas al realizar un evento virtual. Durante una pandemia no tenemos muchas opciones, pero los eventos virtuales seguirán siendo relevantes después. Esta información puede ayudarte a determinar cuándo un evento virtual es adecuado para ti.

Las desventajas de los eventos virtuales P2P

  • Sin ingresos por venta de entradas. No descartamos la posibilidad de cobrar un precio por tu evento virtual, especialmente si tiene una medalla única genial u otro botín como parte de él, pero será más difícil. Si ya estás acostumbrado a obtener ganancias con el registro a un evento, esto será una desventaja. Además, habrá pocas oportunidades de ganar dinero vendiendo bebidas / comida durante el evento, por razones obvias.
  • Sin interacción física. Probablemente, el principal inconveniente es que tus voluntarios y tú no interactuaréis con los seguidores en un espacio físico real. Los eventos físicos son una gran oportunidad para construir relaciones humanas reales con tus seguidores.
  • Menor promedio recaudado por participante. Vemos una iniciativa promedio más baja para eventos virtuales. Por lo tanto, necesitas más participantes para alcanzar el mismo volumen de donaciones.
  • Tasa de activación más baja de participante a recaudador de fondos. Un factor importante de la iniciativa promedio más baja por participante se debe a una tasa de activación más baja. No tener un evento físico real dará como resultado que menos participantes recauden fondos, a menudo porque en realidad no se involucran / participan en el evento.

Los beneficios de los eventos virtuales P2P

  • Accesible para todos. Los eventos virtuales se pueden diseñar para permitir altos niveles de inclusión. Cualquiera, sin importar sus capacidades físicas y edades, podrá participar en eventos como el 2.6 Challenge. Todos pueden encontrar un concepto que les permita participar. Esto te permite reclutar desde un grupo objetivo mucho más amplio y podría incluso reducir los costes de reclutamiento.
  • Sin barreras geográficas. Sin importar dónde viva un colaborador, puede unirse a un evento virtual. Esto es especialmente importante si se trata de una organización pequeña con una base de seguidores y miembros ampliamente distribuida.
  • Menor riesgo financiero. Los eventos físicos pueden involucrar desarrollos de inversión bastante grandes, depósitos y otros costes involucrados en la planificación del evento real. Un evento virtual elimina todo esto y solo te deja con los costes digitales (marketing, sitio web, comunicación, publicidad). Por supuesto, estos pueden seguir siendo sustanciales.
  • Escala rápida y fácilmente. Los eventos físicos pueden tener limitaciones en cuanto al número de participantes. Las pistas de obstáculos son un buen ejemplo de un evento que a menudo tiene un número máximo estricto de posibles participantes. Los eventos virtuales se escalan con mucha facilidad, casi sin limitación, y el coste marginal de agregar a un asistente es mucho menor.
  • Funciona durante un confinamiento. Durante un confinamiento debido a pandemias como Covid-19, eventos virtuales pandémicos pueden ser tu única opción, ya que existen restricciones para las reuniones masivas.

¿Qué concepto de evento es el adecuado para ti?

Antes de empezar a averiguar cuál debería ser el concepto de tu evento virtual, primero determina su objetivo. Esencialmente, averigua si tu objetivo es involucrar a tus seguidores existentes o si deseas reclutar seguidores con poca o ninguna relación previa contigo.

¿Debe la actividad ajustarse a tu causa / explicar lo que haces?

Entonces, ¿Debería tu evento ser genérico o tener una estrecha relación con tu causa? Si tu objetivo es apuntar a tu base de seguidores existente, puedes (con suerte) asumir que tu base de seguidores existente encuentra tu causa convincente y tiene algún conocimiento sobre el trabajo que haces. Por lo tanto, la actividad del evento virtual no necesita en sí misma explicar tu causa o tener una conexión cercana con ella, ya que comunicar lo que haces no es la parte más importante del evento.

Por otro lado, si apuntas a un grupo de nuevos seguidores, probablemente querrás convertir a estos seguidores en seguidores posteriores. Por lo tanto, comunicar lo que haces será especialmente importante aquí, y hacer que el evento en sí haga parte del trabajo hará maravillas. Ejemplos de este tipo de eventos podrían ser Operación Blethcly o Millas para Refugiados.

¿Debe la actividad / concepto apuntar a un segmento amplio o estrecho?

Si apuntas a tus seguidores actuales, entonces creemos que tu concepto debería tener un objetivo bastante amplio, a menos que tus seguidores existentes sean un grupo de personas muy bien definido. Si apuntas a nuevos seguidores, tendrás más libertad. Un evento que pueda abarcar a un grupo amplio de personas tendrá la ventaja obvia de poder atraer a un grupo más grande de participantes. Sin embargo, un concepto único estrictamente definido puede tener un coste de contratación más bajo, porque puede reducir tu grupo objetivo. Así que definitivamente vale la pena considerar optar por un grupo / comunidad específico de seguidores potenciales.

Sea lo que sea, la actividad y el concepto son muy importantes. No importa si son partidarios existentes o nuevos, lo primero que deben hacer es involucrarse en la actividad. Pueden aprender a entusiasmarse con tu causa más adelante en el evento.

Próximos pasos

Esperamos que la información anterior te haya resultado útil. Si has decidido que un evento virtual de iniciativas P2P es la opción correcta para ti, te recomendamos que continúes leyendo cómo configurar tu evento virtual y cómo reclutar recaudadores de fondos.

Serie de blogs: Eventos Virtuales

  1. Evento virtual de iniciativas P2P: ¿qué es, cómo funcionan y deberíamos hacer uno?
  2. Cómo configurar un evento virtual de iniciativas P2P y reclutar recaudadores de fondos
  3. ¿Cómo involucrar a participantes en tu evento virtual de iniciativas P2P?

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Jesper Juul Jensen

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