Evento virtual de recaudación de fondos P2P: ¿qué es, cómo funcionan y deberíamos hacerlo?

Los eventos virtuales son un canal de recaudación de fondos muy atractivo, con un bajo riesgo financiero y la posibilidad de realizar pruebas e iteraciones rápidamente. Con la pandemia de la COVID-19, se ha convertido en una herramienta esencial para cualquier recaudador de fondos que trabaje en el ámbito de la recaudación de fondos P2P y la recaudación de fondos para eventos.

Esta entrada de blog se basa en un seminario web que hicimos recientemente. Puedes encontrar una grabación del seminario web al final de esta entrada del blog. Esta es la primera entrada de una serie de tres partes sobre eventos virtuales, y puedes encontrar segunda parte y tercera parte aquí.

En esta publicación, abordaremos algunas de las preguntas más básicas sobre los eventos virtuales de recaudación de fondos P2P para ayudarlo a comenzar:

 
• Qué es un evento virtual y qué tipos de actividades pueden ser el centro de uno
 
• Cómo se te ocurre un concepto que se adapte a tu organización y base de seguidores
 
• Qué ventajas y desventajas tienen los eventos virtuales en comparación con los eventos físicos

¿Qué es un evento virtual de recaudación de fondos P2P?

Nuestra definición de evento virtual es un evento en el que no hay un evento físico organizado de forma centralizada. Los participantes pueden participar en el evento por su cuenta o organizarse por sí mismos en grupos pequeños. Es una campaña de tiempo limitado, por lo que la diferenciamos de las actividades de recaudación de fondos que se llevan a cabo durante todo el año, como la recaudación de fondos por cuenta propia.

Además, vemos muy pocos eventos virtuales con múltiples organizaciones benéficas. Si bien muchos eventos deportivos pueden tener varias organizaciones benéficas asociadas, este no es el caso de los eventos virtuales. Esto puede deberse a la falta de una actividad física o un evento que los unifique. Por lo tanto, tener una sola organización benéfica en el centro ayuda a unificar el evento y crear un sentimiento de comunidad.

Una tipología de eventos virtuales

Intentaremos clasificar los eventos virtuales de recaudación de fondos P2P de acuerdo con algunos tipos generales.

Tradicionalmente, los eventos virtuales se han encontrado principalmente entre los eventos deportivos. Sin embargo, últimamente hemos visto muchos más eventos virtuales no deportivos, y esperamos que esta tendencia continúe. Aquí clasificaremos la actividad según la cantidad de actividad física que requiere.

La otra dimensión por la que clasificaremos los eventos virtuales es si se realizan de forma individual o en grupos pequeños. Esto es especialmente útil porque indica en qué medida un evento virtual requiere que las personas se reúnan físicamente (lo que, como todos sabemos, es un gran obstáculo durante esta pandemia de coronavirus).

A continuación se muestra nuestra categorización sugerida de los eventos virtuales en función de la actividad involucrada.

Tenemos todas las actividades deportivas individuales, como correr, andar en bicicleta y hacer crossfit, y aquellas que a menudo tienden a ser más sociales, como los paseos. Organizamos eventos no deportivos, como abstenernos de consumir alcohol o azúcar (desafíos muy individuales) o reunirnos para cenar o desayunar en privado en grupos pequeños.

Además de esto, tenemos eventos como el 2.6 Challenge, que abarca básicamente todas las actividades anteriores y tiene un concepto muy abierto.

Ejemplos de eventos virtuales de recaudación de fondos P2P

El desafío de la mujer fuerte

Categoría: Evento deportivo individual

Organización benéfica: ActionAid Sweden

Las personas se desafiaron a sí mismas a un desafío de crossfit. Recibieron instrucciones todos los días por correo electrónico durante 10 días, hechas por un embajador en ActionAid Suecia. Se trata tanto de una forma de promocionar ActionAid, que es relativamente nueva en Suecia, como de reclutar nuevos donantes.

‍¡Vamos, chica!

Categoría: Evento deportivo grupal

Organización benéfica: Sociedad Danesa de Esclerosis Múltiple

Los líderes del equipo organizaron sus propias caminatas en su vecindario, con entre 3 y 100 participantes en cada caminata. Los participantes donan para participar y también para recaudar fondos.

Cena MS

Categoría: Evento grupal no deportivo

Organización benéfica: Sociedad Danesa de Esclerosis Múltiple

Los participantes organizan su propia cena para 6 amigos, y la Sociedad Danesa de Esclerosis Múltiple ayuda con el resto. Un patrocinador corporativo proporciona los ingredientes y usted recibe recetas, tarjetas de menú y otro material útil. Aquellos que tengan la suerte de ser invitados responderán con una donación.

‍Mustasch Kampen

Categoría: Evento individual no deportivo

Organización benéfica: La asociación sueca de cáncer de próstata.

La versión sueca y muy modificada de Movember. Esta campaña se centra en el bigote azul y en los hombres de toda Suecia que se dejan crecer el bigote. Atrae a un gran número de equipos corporativos, todos los cuales se dejan crecer el bigote.

Cuándo deberías considerar los eventos virtuales y cuándo no

Por supuesto, realizar un evento virtual tiene tanto desventajas como beneficios. Durante una pandemia, no tenemos muchas opciones, pero los eventos virtuales seguirán siendo relevantes después. Esta información puede ayudarlo a determinar cuándo un evento virtual es adecuado para usted.

Las desventajas de los eventos P2P virtuales

 
• Sin ingresos por venta de entradas. No descartamos la posibilidad de cobrar un precio por vuestro evento virtual, especialmente si tenéis una medalla única u otro botín genial como parte del mismo, pero será más difícil. Si ya estáis acostumbrados a obtener beneficios al apuntaros a un evento, esto será un inconveniente. Además, habrá pocas oportunidades de ganar dinero vendiendo bebidas o comida durante el evento, por razones obvias.
 
• Sin interacción física. Probablemente el principal inconveniente es que tú y tus voluntarios no interactuaréis con los seguidores en un espacio físico real. Los eventos presenciales son una gran oportunidad para establecer relaciones humanas reales con tus seguidores.
 
• Menor promedio recaudado por participante. Vemos un promedio más bajo de recaudación de fondos para eventos virtuales. Por lo tanto, necesitas más participantes para alcanzar el mismo volumen de donaciones.
 
• Tasa de activación más baja del participante al recaudador de fondos. Uno de los principales motivos de que el promedio de recaudación de fondos por participante sea más bajo es la tasa de activación más baja. Si no se organiza un evento presencial real, habrá menos participantes que recauden fondos, a menudo porque en realidad no participan ni participan en el evento.

Los beneficios de los eventos P2P virtuales

 
• Accesible para todos. Los eventos virtuales se pueden diseñar para permitir altos niveles de inclusión. Cualquier persona, independientemente de su capacidad física y edad, podrá participar en eventos como el desafío 2.6. Todos pueden encontrar un concepto que les permita participar. Esto le permite contratar a personas de un grupo objetivo mucho más amplio e incluso podría reducir los costos de contratación.
 
• Sin barreras geográficas. No importa dónde viva un seguidor, puede unirse a un evento virtual. Esto es especialmente importante si eres una organización pequeña con una base de seguidores y miembros ampliamente distribuida.
 
• Menor riesgo financiero. Los eventos físicos pueden implicar desarrollos de inversión, depósitos y otros costos bastante importantes relacionados con la planificación del evento real. Un evento virtual reduce todo esto y solo te deja con los costos digitales (marketing, sitio web, comunicación, publicidad). Por supuesto, estos pueden seguir siendo importantes.
 
• Se escala rápida y fácilmente. Los eventos físicos pueden tener limitaciones en cuanto al número de participantes. Las carreras de obstáculos son un buen ejemplo de un evento que a menudo tiene un número máximo estricto de posibles participantes. Los eventos virtuales escalan con mucha facilidad, casi sin limitaciones, y el costo marginal de añadir un asistente es mucho menor.
 
• Funciona durante un encierro. Durante un confinamiento debido a pandemias, como la de la COVID-19, los eventos virtuales relacionados con la pandemia pueden ser su única opción, ya que existen restricciones a las reuniones masivas.

¿Qué concepto de evento es el adecuado para ti?

Antes de empezar a averiguar cuál debe ser el concepto de tu evento virtual, primero determina tu objetivo. Básicamente, averigua si tu objetivo es atraer a tus seguidores actuales o si quieres reclutar seguidores con poca o ninguna relación previa contigo.

¿La actividad debe ajustarse a su causa o explicar lo que hace?

Entonces, ¿su evento debe ser genérico o tener una estrecha relación con su causa? Si tu objetivo es dirigirte a tu base de seguidores actual, puedes (con suerte) asumir que tu base de seguidores actual considera que tu causa es convincente y tiene algún conocimiento sobre el trabajo que realizas. Por lo tanto, la actividad del evento virtual no tiene por qué explicar tu causa ni tener una relación estrecha con ella, ya que comunicar lo que haces no es la parte más importante del evento.

Por otro lado, si te diriges a un grupo de nuevos seguidores, es probable que tu objetivo sea convertir a estos seguidores en seguidores más adelante. Por lo tanto, comunicar lo que haces será especialmente importante en este caso, y hacer que el evento se encargue de parte del trabajo en sí mismo funcionará de maravilla. Algunos ejemplos de este tipo de eventos podrían ser Operación Blethcly o Millas para refugiados.

¿Debería la actividad/concepto apuntar a un segmento amplio o estrecho?

Si te diriges a tus seguidores actuales, entonces suponemos que tu concepto debería tener un objetivo bastante amplio, a menos que los seguidores actuales sean un grupo de personas muy definido. Si te diriges a nuevos seguidores, tienes más libertad. Un evento en el que pueda participar un grupo amplio de personas tendrá la ventaja obvia de poder atraer a un grupo más grande de participantes. Sin embargo, un concepto único y bien definido puede tener un costo de contratación más bajo, ya que puedes reducir tu grupo objetivo. Así que definitivamente vale la pena considerar optar por un grupo/comunidad específico de posibles seguidores.

Pase lo que pase, la actividad y el concepto son muy importantes. No importa si son seguidores actuales o nuevos, lo primero que tienen que hacer es aceptar la actividad. Pueden aprender a entusiasmarse con tu causa más adelante durante el evento.

Próximos pasos

Esperamos que la información anterior le haya resultado útil. Si has decidido que un evento virtual de recaudación de fondos P2P es la mejor opción para ti, te recomendamos que sigas leyendo cómo configurar tu evento virtual y cómo reclutar recaudadores de fondos.

Serie de blogs: Eventos virtuales

 
1. Evento virtual de recaudación de fondos P2P: ¿qué es, cómo funcionan y deberíamos hacerlo?
 
2. Cómo organizar un evento virtual de recaudación de fondos P2P y reclutar recaudadores de fondos
 
3. ¿Cómo involucrar a los participantes en tu evento virtual de recaudación de fondos P2P?